Gründungsstaat und operative Präsenz: zwei unterschiedliche Fragen
Ein häufiger Irrtum beim Markteintritt in die USA ist die Annahme, Gründungsstaat und operativer Sitz müssten identisch sein. Tatsächlich ist es völlig üblich und rechtlich unproblematisch, dass diese auseinanderfallen.
Ein klassisches Beispiel: Die Gesellschaft wird in Delaware gegründet, der operative Hauptsitz befindet sich jedoch in Kalifornien, Texas oder New York. Delaware ist dann lediglich der gesellschaftsrechtliche „Heimatstaat“ der Gesellschaft. Die tatsächliche Geschäftstätigkeit findet woanders statt.
Problematisch wird diese Trennung nur, wenn die operativen Aktivitäten in weiteren Bundesstaaten nicht korrekt erfasst und gegebenenfalls in den anderen Bundesstaaten registriert werden.
Warum Delaware oft der Gründungsstaat ist – aber nicht der operative Sitz
Nach wie vor werden sehr viele US-Gesellschaften in Delaware gegründet. Die Gründe liegen im unternehmensfreundlichen, flexiblen und gut ausgebildeten Gesellschaftsrecht, spezialisierten Gerichten und hoher Akzeptanz bei amerikanischen Investoren.
Wenn Sie in Delaware weder Büro noch Mitarbeiter haben, sind Ihre Pflichten dort überschaubar. In der Regel zahlen Sie lediglich die sogenannte Franchise Tax – eine jährliche Gebühr für die Existenz der Gesellschaft. Ihre operativen Gewinne werden dagegen – neben den Bundessteuern („federal tax“) – auf bundesstaatlicher Ebene dort besteuert, wo Sie tatsächlich wirtschaftlich tätig sind („state tax“ und ggf. auch örtliche Steuern wie „city taxes“ oder „municipal tax“).
Ihre operative Tätigkeit entfalten US-Gesellschaften dagegen oft an anderen Orten – oft dort, wo wichtige Kunden, Lieferanten oder viele Arbeitnehmer ansässig sind.
Durch einen Sitz oder andere Präsenz in einem Staat außerhalb des Gründungsstaates entstehen zusätzliche Registrierungspflichten (insbesondere die sogenannte „Foreign Qualification“ oder „Doing Business Registration“) und die Pflicht, einen sogenannten Registered Agent im jeweiligen Bundesstaat zu benennen.
Welche Registrierungen und Registered Agents für Ihre US-Aktivitäten sinnvoll ist, hängt daher eng mit der operativen Struktur zusammen. Mehr dazu finden Sie auch im Beitrag „Registered Agent in den USA – Was ist das und brauche ich einen?“.
Foreign Qualification: Pflicht bei operativer Tätigkeit außerhalb des Gründungsstaats
Sobald die operative Tätigkeit Ihrer Gesellschaft außerhalb ihres Gründungsstaates erheblich wird, entsteht unter Umständen (je nach Recht des Bundesstaates, in dem Sie operativ tätig sind), eine Pflicht zur Registrierung Ihrer Gesellschaft auch in diesem operativ relevanten Bundesstaat.
Dies ist die sogenannte „Registration for doing business“ oder auch „Foreign Qualification“. „Foreign“ bedeutet hier nicht „ausländisch“, sondern lediglich, dass die Gesellschaft in einem anderen US-Bundesstaat gegründet wurde und jetzt im operativ relevanten Bundesstaat ebenfalls als geschäftlich aktiv angemeldet wird.
Die Pflicht zur „Foreign Qualification“ entsteht typischerweise durch eine physische Präsenz, z.B.:
- Büroadresse bzw. tatsächliche Niederlassung, oder
- Arbeitnehmer (auch remote arbeitend) vor Ort („boots on the ground“)
Die Foreign Qualification ist ein formaler Registrierungsprozess beim Secretary of State des jeweiligen Bundesstaates und umfasst typischerweise:
- die Registrierung der Gesellschaft im Tätigkeitsstaat,
- die Benennung eines Registered Agents vor Ort, und
- jährliche Berichte (Annual Reports) zur Aktualisierung der Unternehmensdaten
Die Registrierung erfüllt insbesondere den Zweck, Behörden und Dritte zu informieren, wo die Gesellschaft im Streitfall erreichbar ist; auch die Gesellschaft selbst kann in der Regel erst klagen, wenn sie sich im Bundesstaat registriert hat.
Exkurs steuerlicher Nexus: Wo wird eine Gesellschaft in den USA besteuert?
Zu trennen ist die Frage der „Foreign Qualification“ von der Frage der Besteuerung durch US-Bundesstaaten. Die Kriterien überschneiden sich zwar zum Teil, werden aber nach verschiedenen Gesetzen (Gesellschaftsrecht versus Steuerrecht) bewertet.
In den USA gibt es neben den landesweit geltenden Bundessteuern („Federal Taxes“) auch von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedliche Bundesstaaten-Steuern („State Taxes“). Darüber hinaus verhängen manche Landkreise („Counties“) und manche Kommunen sogenannte „County Taxes“ bzw. „City Taxes“.
Für die Frage, welcher Bundesstaat (bzw. welche Bundesstaaten) eine Gesellschaft besteuern, ist entscheidend, zu welchen Bundesstaaten ein sogenannter steuerliche Nexus besteht. Die Kriterien für einen solchen steuerlichen Nexus sind teilweise vergleichbar mit den Kriterien für die Frage der „Foreign Qualification“, dürfen aber nicht damit verwechselt werden.
Ein steuerlicher Nexus entsteht – je nach bundesstaatlichem Steuerrecht – unter Umständen durch:
- eine physische Präsenz (Büro, Niederlassung),
- Arbeitnehmer vor Ort, oder
- in manchen Bundesstaaten: das Überschreiten bestimmter Umsatzschwellen selbst dann, wenn keinerlei physische Präsenz vor Ort besteht.
Auch rein digitale Geschäftsmodelle können so einen steuerlichen Nexus begründen, wenn ein erheblicher Umsatz mit Kunden in einem bestimmten Bundesstaat erzielt wird.
Einige Bundesstaaten, etwa Texas, erheben keine staatliche Einkommenssteuer. Das macht sie attraktiv für operative Standorte. Eine umfassende Markteintritts- oder Marktausbau-Strategie sollte daher immer auch eine steuerliche Standortbewertung mit enthalten.
Operative Präsenz ist eine Business-Entscheidung, keine rechtliche Entscheidung
Das wichtigste Takeaway: In welchem US-Bundesstaat Sie eine Gesellschaft gründen, diktiert nicht, wo Sie danach operativ tätig sind. Oft macht es Sinn, in einem Bundesstaat mit gut entwickeltem Gesellschaftsrecht zu gründen und dann in anderen, aus operativen Gesichtspunkten gewählten Bundesstaaten aktiv zu werden.
Bei der Wahl des operativen Standorts sollten Sie sich fragen:
- Wo sitzen meine Kunden?
- Wo finde ich qualifizierte Mitarbeiter?
- Welche Standorte sind logistisch sinnvoll?
- Welche staatlichen Steuern fallen an?
Wenn diese Entscheidung getroffen ist, folgt der formale Teil: die ordnungsgemäße Registrierung mittels Foreign Qualification und die Registrierung mit den relevanten Steuerbehörden.
Praxisnaher Markteintritt: Struktur richtig aufsetzen
Gerade für deutsche Unternehmen lohnt es sich, die Struktur von Anfang an sauber aufzusetzen. Gründungsstaat, operative Präsenz und steuerliche Nexus müssen bedacht werden und so das beste „Set-up“ gewählt werden.
Einen strukturierten Einstieg erhalten Sie über unser Gründer-Paket für den Markteintritt in die USA. So stellen Sie sicher, dass Ihre US-Struktur nicht nur rechtlich korrekt, sondern auch geschäftlich sinnvoll ist.
